La PEC e la REM la posta certificata cambia

La PEC vs la REM, le cose cambiano e il futuro delle imposizioni degli standard dell’Europa è alle porte. Facciamo chiarezza su questi strumenti digitali.

Cos’è la PEC, posta elettronica certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio di posta elettronica che fornisce una validità legale alle comunicazioni inviate attraverso questo canale. In Italia, la PEC è stata introdotta per garantire la sicurezza e la certificazione delle comunicazioni elettroniche, equiparandole giuridicamente alle tradizionali comunicazioni cartacee raccomandate con ricevuta di ritorno.

Le caratteristiche della PEC

La PEC è regolamentata dalla normativa italiana, e il suo utilizzo è disciplinato da leggi specifiche, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Essa viene erogata da diversi provider di servizi di posta elettronica certificata, che devono essere accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

1. Certificazione della Consegna: La PEC fornisce una conferma di avvenuta consegna che attesta che il messaggio è stato inviato al destinatario con successo.
2. Firma Digitale: I messaggi inviati tramite PEC possono essere firmati digitalmente, garantendo l’autenticità e l’integrità del documento.
3. Ricevuta di Lettura: La PEC consente anche la richiesta di ricevute di lettura, che indicano se il destinatario ha aperto e letto il messaggio.
4. Valore Legale: Le comunicazioni inviate tramite PEC hanno un valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
5. Obbligatorietà in Determinati Contesti: In alcuni casi, l’uso della PEC è obbligatorio per determinate comunicazioni, ad esempio in ambito fiscale e per la trasmissione di documenti legali.
6. Indirizzi PEC Aziendali e Personali: Sia le aziende che le persone fisiche possono registrare un indirizzo PEC, e il suo utilizzo è molto diffuso in Italia.

Che cos’è la REM

La REM, o Ricevuta di Esercizio Mobile, è un concetto chiave nel mondo delle comunicazioni elettroniche e della logistica, in particolare in Italia. È importante non confonderla con la posta elettronica certificata (PEC), che è un sistema differente utilizzato per la corrispondenza digitale. Ecco una spiegazione dettagliata della REM:

1. Definizione: La REM è una ricevuta generata elettronicamente per confermare la consegna o la transazione di beni o servizi. Questo tipo di ricevuta è comunemente utilizzato in settori come il trasporto e la logistica, dove è necessario tenere traccia della consegna di merci o documenti.
2. Funzione e Utilizzo: Nell’ambito del trasporto merci, ad esempio, la REM serve come prova della consegna dei prodotti. Questo documento elettronico è spesso utilizzato in sostituzione o in aggiunta ai metodi tradizionali di conferma della consegna, come le ricevute cartacee.
3. Vantaggi Tecnologici: L’uso della REM permette una maggiore efficienza e tracciabilità rispetto ai metodi cartacei. Essendo digitale, la REM può essere facilmente archiviata, ricercata e gestita, riducendo così i costi amministrativi e migliorando la precisione dei record di consegna.
4. Integrazione nei Sistemi IT: La REM può essere integrata in vari sistemi IT per automatizzare il processo di creazione e gestione delle ricevute. Questo può includere sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), sistemi di gestione del magazzino, o software di gestione delle spedizioni.
5. Aspetti Legali: A seconda del contesto e della legislazione locale, la REM può avere specifici requisiti legali o normativi da rispettare. In alcuni casi, può essere necessario che la REM soddisfi determinati standard per essere considerata valida ai fini legali.
6. Applicazioni nel Marketing e nella Vendita: Nel tuo settore, la REM potrebbe essere impiegata per tracciare la consegna di materiali promozionali o campioni di prodotti ai clienti. Questo può aiutare a monitorare l’efficacia delle campagne di marketing e a migliorare la gestione delle relazioni con i clienti.

Il nuovo Regolamento eIDAS e i nuovi standard europei

Il nuovo Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) è un’importante evoluzione normativa a livello europeo, che introduce significative modifiche e nuovi standard per l’identità digitale e i servizi fiduciari. Ecco alcuni punti chiave e link rilevanti:

1. Digital Identity Wallet (Portafoglio di Identità Digitale Europeo): Entro il 2024, tutti gli Stati membri dell’UE dovranno rendere disponibile un Digital Identity Wallet a ogni cittadino che lo richieda. Questo portafoglio digitale consentirà ai cittadini di gestire in modo autonomo i propri dati, scegliendo quali informazioni condividere e con chi, a seconda del servizio richiesto​​​​.
2. Privacy e Cybersecurity: Il nuovo sistema dovrà rispettare i principi GDPR per la tutela dei dati personali e allinearsi ai nuovi requisiti europei in materia di cybersecurity, come dettato dal Cybersecurity Act​​.
3. Standard e Interoperabilità: È fondamentale scegliere standard e tecnologie che supportino lo sviluppo del nuovo sistema. La preoccupazione è che la scelta di uno standard specifico possa avere impatti sul mercato e che il sistema sia troppo rigido, non tenendo conto dei futuri sviluppi tecnologici​​.
4. Livelli di Garanzia: Il nuovo regolamento eIDAS 2.0 sembra intenzionato a richiedere un livello di sicurezza sempre “elevato” per l’eID Wallet, il che potrebbe limitare l’integrazione o l’uso di strumenti di identificazione elettronica esistenti​​​​.
5. Nuovi Servizi Fiduciari Qualificati: Il regolamento eIDAS 2.0 estende l’elenco di servizi fiduciari con l’introduzione di nuovi servizi, come la gestione di dispositivi per la creazione remota di firme elettroniche qualificate, l’archiviazione elettronica di dati e la registrazione di dati in un registro elettronico​​.
6. Impatti sull’Italia: In Italia, c’è un percorso di convergenza dell’APP IO verso il Portafoglio Europeo di Identità Digitale, attraverso il Portafoglio Pubblico Italiano di Identità Digitale (IT Wallet)​​.

Per ulteriori dettagli e approfondimenti, puoi consultare i seguenti articoli:

• Thales Group: eIDAS 2 – Digital ID Wallet
• Agenda Digitale: Nuovo regolamento eIDAS e archiviazione elettronica
• Diritto al Digitale: Proposta CE su European Digital Identity Wallet entro 2024
• Agenda Digitale: Nuovo eIDAS, i prossimi passi per l’identità digitale europea
• Agenda Digitale: Nuovo eIDAS, cosa cambierà con l’accordo sull’identità digitale europea

Queste fonti offrono una panoramica dettagliata e aggiornata del nuovo regolamento eIDAS e delle sue implicazioni

Come passare da PEC a REM?

Passare da un sistema di Posta Elettronica Certificata (PEC) a un sistema di Ricevuta di Esercizio Mobile (REM) richiede una comprensione chiara di entrambi i sistemi e di come si adattano alle esigenze della tua organizzazione. Ecco gli step principali per facilitare questa transizione:

1. Analisi dei Requisiti: Prima di tutto, è essenziale comprendere le esigenze specifiche della tua azienda. Mentre la PEC è usata principalmente per la comunicazione formale e ha validità legale, la REM è più orientata verso la logistica e la conferma di transazioni o consegne. Valuta quindi le situazioni in cui la REM potrebbe essere più utile rispetto alla PEC.
2. Selezione del Fornitore: Dovrai selezionare un fornitore di servizi REM che possa soddisfare le tue esigenze specifiche. Questo potrebbe includere la valutazione di aspetti come la facilità d’uso, l’integrazione con i tuoi sistemi esistenti, la sicurezza dei dati, il supporto clienti e il costo.
3. Formazione del Personale: Assicurati che il tuo team sia adeguatamente formato sull’uso della REM. Questo include la comprensione di come generare, inviare e gestire le ricevute, nonché la familiarizzazione con qualsiasi nuova piattaforma o software necessario.
4. Integrazione nei Sistemi IT: Se la REM richiede l’integrazione con i tuoi sistemi IT esistenti (come sistemi ERP o di gestione del magazzino), questo passaggio richiederà una pianificazione e una collaborazione tecnica. Potrebbe essere necessario il supporto di un team IT o di un consulente esterno.
5. Test e Implementazione: Prima del lancio completo, esegui una fase di test per assicurarti che tutto funzioni come previsto. Questo può includere il test delle funzionalità di REM in scenari controllati per verificare che soddisfi le tue esigenze.
6. Monitoraggio e Valutazione: Dopo l’implementazione, monitora l’uso della REM per assicurarti che soddisfi gli obiettivi aziendali. Raccogli feedback dal personale e dai clienti per identificare aree di miglioramento.
7. Aggiustamenti e Ottimizzazione: Sulla base del monitoraggio e del feedback, potrebbe essere necessario apportare regolazioni al modo in cui la REM viene utilizzata. Questo potrebbe includere modifiche alla formazione del personale, all’integrazione del sistema o alla configurazione del servizio REM stesso.
8. Documentazione e Compliance: Assicurati di documentare tutti i processi e le procedure relative all’uso della REM, e verifica la conformità con eventuali normative pertinenti.

È importante notare che la PEC e la REM servono scopi diversi e, in molti casi, potrebbero essere usate in modo complementare piuttosto che sostitutive l’una dell’altra. Assicurati di valutare attentamente le tue esigenze prima di decidere di passare o integrare la REM nel tuo flusso di lavoro.

Quando entrerà in vigore la REM?

La transizione dalla Posta Elettronica Certificata (PEC) alla REM (Registered Electronic Mail) è prevista per il 2024. Ecco i dettagli principali:

1. Entrata in Vigore della REM: La REM, che si conforma agli standard europei e può essere utilizzata in tutti gli Stati membri dell’UE, è prevista per sostituire la PEC a partire dal 2024. Tuttavia, la data esatta può variare entro l’anno, con riferimenti a giugno 2024 o al secondo quadrimestre del 2024, e potrebbero esserci eventuali proroghe che potrebbero estendere il termine fino alla fine dell’anno​​.
2. Differenze tra PEC e REM: La REM aggiunge requisiti quali la verifica certa dell’identità del titolare della casella di posta e un ulteriore livello di sicurezza all’accesso, ottenibile mediante doppia autenticazione. Queste misure aumentano la sicurezza e l’attendibilità di mittente e destinatario nelle comunicazioni​​.
3. Compliance con il Regolamento eIDAS: La REM è conforme al Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and Trust Services) ed è interoperabile a livello europeo. Lo standard europeo ETSI EN 319 532-4 definisce le caratteristiche tecniche necessarie per la REM, garantendo integrità del contenuto, data e ora di invio e di ricezione del messaggio, e identità verificata del titolare della casella di posta​​​​.
4. Procedura per Adeguarsi ai Nuovi Standard: La transizione dalla PEC alla REM non richiederà modifiche sostanziali al servizio di corrispondenza certificata esistente. Gli utenti dovranno eseguire una procedura online per adeguare le proprie caselle PEC ai nuovi standard europei. Questo includerà il riconoscimento del titolare e l’attivazione della verifica in due passaggi​​.

La REM rappresenta un importante passo verso l’armonizzazione delle comunicazioni certificate a livello europeo, offrendo maggiori garanzie di sicurezza e legalità nelle comunicazioni transfrontaliere.

Perché adeguare la PEC agli standard europei?

L’adeguamento della Posta Elettronica Certificata (PEC) agli standard europei, in particolare con la transizione alla REM (Registered Electronic Mail), risponde a diverse esigenze e obiettivi strategici:

1. Conformità con il Regolamento eIDAS: L’adeguamento agli standard europei è necessario per allinearsi al Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and Trust Services), che stabilisce norme comuni per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari all’interno dell’Unione Europea. Questo allineamento garantisce che i servizi di posta elettronica certificata soddisfino i requisiti europei in termini di sicurezza, affidabilità e interoperabilità​​.
2. Miglioramento della Sicurezza e dell’Affidabilità: L’integrazione di standard più elevati, come la verifica dell’identità del titolare della casella di posta e la doppia autenticazione, aumenta la sicurezza contro possibili attacchi informatici e violazioni. Questo assicura che le comunicazioni siano non solo protette, ma anche legalmente affidabili sia a livello nazionale che europeo​​.
3. Interoperabilità Transfrontaliera: Con la REM, le comunicazioni certificate possono essere facilmente scambiate tra gli Stati membri dell’UE. Questo migliora notevolmente l’efficienza delle comunicazioni tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni in tutta Europa, facilitando le relazioni commerciali e contrattuali transfrontaliere​​.
4. Risposta alle Esigenze del Mercato Digitale Moderno: Il mercato digitale è in continua evoluzione e richiede soluzioni di comunicazione che siano non solo sicure ma anche versatili e facilmente integrabili in diversi contesti nazionali. Adeguare la PEC agli standard europei significa essere al passo con le esigenze di un ambiente digitale sempre più interconnesso.
5. Valorizzazione del Valore Legale delle Comunicazioni: L’adeguamento assicura che le comunicazioni via REM abbiano valore legale riconosciuto in tutti gli stati membri dell’UE, facilitando processi legali e amministrativi e rendendo le transazioni elettroniche più fluide e sicure.
6. Innovazione Tecnologica: Questa transizione rappresenta anche un passo verso l’innovazione tecnologica nel campo delle comunicazioni certificate, sfruttando le nuove tecnologie per migliorare l’efficienza e la sicurezza dei servizi.

In sintesi, adeguare la PEC agli standard europei non solo migliora la sicurezza e l’efficienza delle comunicazioni certificate, ma rappresenta anche un passo importante verso l’armonizzazione delle pratiche digitali nell’Unione Europea, contribuendo a un mercato digitale più integrato e sicuro.

Che valore legale aveva la PEC?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha un valore legale specifico in Italia, il quale è regolamentato da normative specifiche. Ecco i punti chiave:

1. Equivalenza alla Raccomandata con Ricevuta di Ritorno: La PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo significa che un’email inviata tramite PEC è considerata legalmente equivalente all’invio di una lettera cartacea tramite servizio postale, con la stessa validità in termini di prova dell’invio, della ricezione e della data di consegna.
2. Ricevute di Invio e Consegna: Quando un messaggio viene inviato tramite PEC, il mittente riceve una ricevuta che attesta l’invio del messaggio e successivamente una ricevuta che conferma la consegna (o il mancato recapito) al destinatario. Queste ricevute hanno valore probatorio e possono essere utilizzate in un contesto legale per dimostrare l’avvenuta comunicazione.
3. Integrità del Contenuto: I messaggi inviati tramite PEC sono protetti in modo che il loro contenuto non possa essere alterato durante il trasferimento. Questo assicura l’integrità dei dati trasmessi, un aspetto fondamentale per la loro validità legale.
4. Obbligatorietà in Alcuni Contesti: In Italia, la PEC è obbligatoria per alcune categorie di utenti, come le aziende e i professionisti, per lo scambio di comunicazioni ufficiali. Questo rende la PEC uno strumento essenziale nelle comunicazioni formali e legali.
5. Riconoscimento nel Contesto Europeo: Anche se la PEC è un sistema italiano, il suo valore legale è riconosciuto anche in contesti europei, in particolare per comunicazioni che coinvolgono entità italiane. Tuttavia, non ha lo stesso livello di riconoscimento in tutti gli stati membri dell’UE come lo avrà la REM (Registered Electronic Mail), la quale è progettata per essere conforme agli standard eIDAS e quindi riconosciuta a livello europeo.

In conclusione, la PEC rappresenta un mezzo di comunicazione elettronica con un forte valore legale in Italia, fornendo un equivalente digitale alla tradizionale raccomandata cartacea. Questo ha reso la PEC uno strumento indispensabile per le comunicazioni ufficiali e legali tra aziende, professionisti e tra questi e la pubblica amministrazione.