Wenn ein Unternehmen über eine neue Technologie nachdenkt, beginnt die Diskussion fast zwangsläufig bei den Kosten. Wie hoch ist die Investition? Wie lange dauert es, bis sie sich amortisiert? Welcher wirtschaftliche Nutzen ist zu erwarten?
Diese Fragen sind notwendig, besonders für KMU, die ihre Ressourcen ganz besonders gezielt einsetzen müssen. Als alleinige Entscheidungsgrundlage greifen sie jedoch zu kurz. Ein CRM, ein Business-Intelligence-System, eine Kollaborationsplattform oder eine neue Unternehmenssoftware können Auswirkungen haben, die sich nicht unmittelbar im Umsatz widerspiegeln.
Technologie kann den Zeitaufwand für wiederkehrende Tätigkeiten reduzieren, die Qualität von Informationen verbessern, Fehler vermeiden oder dem Unternehmen ermöglichen, Wachstum effizienter zu bewältigen. Ihr Wert zeigt sich deshalb auch darin, wie sie Arbeitsabläufe, Entscheidungen und die Entwicklung des Unternehmens verbessert.
Digitale Investitionen sollten aus diesem Grund aus einer breiteren Perspektive betrachtet werden. Der ROI bleibt eine wichtige Kennzahl, klar, er sollte jedoch gemeinsam mit den Auswirkungen auf Effizienz, Risiken, Organisation und Wachstumsfähigkeit bewertet werden.
Inhalt
Der ROI bildet nur einen Teil des technologischen Nutzens ab
Der ROI einer technologischen Investition setzt den erzielten wirtschaftlichen Nutzen ins Verhältnis zu den entstandenen Kosten. Diese Kennzahl ist besonders aussagekräftig, wenn sich Kosten und Ergebnisse ausreichend genau bestimmen lassen. Schwieriger wird die Bewertung, wenn sich die Auswirkungen über verschiedene Unternehmensprozesse verteilen.
Ein Beispiel ist die Einführung eines CRM-Systems: In den ersten Monaten lässt sich ein höherer Umsatz möglicherweise noch nicht direkt darauf zurückführen. Langfristig kann eine strukturierte Verwaltung von Vertriebsinformationen jedoch dabei helfen, Verkaufschancen konsequenter zu verfolgen, Kundenhistorien gemeinsam zu nutzen und Aktivitäten besser zu planen.
Ähnliches gilt für eine Business-Intelligence-Plattform: Der eigentliche Nutzen entsteht weniger durch zusätzliche Reports als durch die Möglichkeit, schneller und auf Grundlage verlässlicher Informationen zu entscheiden.
Der wirtschaftliche Ertrag ist damit ein wichtiger Teil der Bewertung. Um den gesamten Wert zu erfassen, muss ebenso berücksichtigt werden, wie die Technologie die Arbeitsweise des Unternehmens verändert.
Wann schafft eine digitale Investition echten Mehrwert?
Die Digitalisierung einer bestehenden Tätigkeit führt nicht automatisch zu einer Verbesserung: Wird lediglich die Software ausgetauscht, während ineffiziente Prozesse unverändert bleiben, verlagert sich die bestehende Komplexität häufig nur auf ein neues System.
Eine digitale Investition schafft vor allem dann Mehrwert, wenn sie auf einen konkreten Bedarf der Organisation reagiert. Sie kann einen Prozess beschleunigen, die Datenqualität erhöhen, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen erleichtern oder die Kundenerfahrung verbessern.
Die Bewertung sollte deshalb beim Problem beginnen, das gelöst werden soll, und beim Ergebnis, das erreicht werden soll. Sind diese beiden Punkte klar, lässt sich leichter entscheiden, welche Technologie geeignet ist und anhand welcher Kriterien ihre Wirksamkeit gemessen werden kann.
So wird Technologie gezielt mit der Unternehmensstrategie verbunden und das Risiko reduziert, neue Systeme einzuführen, die zusätzliche Komplexität schaffen, ohne einen konkreten Vorteil zu bieten.
Auch Risikoreduktion schafft wirtschaftlichen Wert
Ein weiterer Bestandteil digitaler Investitionen zeigt sich vor allem darin, Probleme zu vermeiden.
Backup-Systeme, Cybersecurity-Lösungen und Technologien zur Sicherung der Betriebskontinuität können das Risiko von Datenverlusten, Ausfällen, Fehlern und ineffizienten Abläufen reduzieren. Ihr Nutzen ist gerade deshalb schwieriger sichtbar, weil er teilweise in Ereignissen besteht, die gar nicht erst eintreten.
Ein Betriebsausfall kann Kosten verursachen, Prozesse verlangsamen, den Kundenservice beeinträchtigen und die Reputation des Unternehmens belasten. Die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen solcher Ereignisse zu reduzieren bedeutet daher, bereits vorhandenen Unternehmenswert zu schützen.
Risikoreduktion ist aus dieser Perspektive ebenfalls ein konkreter Bestandteil der Rendite einer Technologieinvestition.
Technologie kann die Voraussetzungen für Wachstum schaffen
Einige Investitionen führen unmittelbar zu sichtbaren Ergebnissen. Andere schaffen zunächst die Voraussetzungen dafür, zukünftiges Wachstum überhaupt bewältigen zu können.
Ein Unternehmen kann beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Kunden mit wenig strukturierten Werkzeugen verwalten. Steigen jedoch Volumen, beteiligte Personen oder zu koordinierende Märkte, geraten solche Strukturen schnell an ihre Grenzen. CRM-Systeme, Automatisierungen und integrierte Informationssysteme können in dieser Situation ermöglichen, weiter zu wachsen, ohne dass manuelle Tätigkeiten, Fehler und organisatorische Komplexität im gleichen Verhältnis zunehmen.
Technologie wird damit zu einem Ermöglicher für Wachstum. Sie schafft organisatorische Kapazitäten, die kurzfristig vielleicht keinen zusätzlichen Umsatz erzeugen, zukünftige Entwicklung jedoch nachhaltig unterstützen.
Bei der Bewertung einer Investition sollte deshalb auch berücksichtigt werden, wie gut sich das Unternehmen mit den bestehenden Systemen weiterentwickeln könnte – und an welchen Stellen diese Systeme zukünftiges Wachstum begrenzen würden.
Die richtigen Fragen vor einer Investition
Die Entscheidung für oder gegen eine neue Technologie sollte beginnen, bevor Softwarelösungen, Anbieter und Funktionen miteinander verglichen werden.
Zunächst muss klar sein, welches Problem gelöst werden soll, welche Prozesse betroffen sind und welche Verbesserung erwartet wird. Ebenso entscheidend ist die Auswirkung auf die Menschen, die mit der Technologie arbeiten werden. Selbst ein technisch leistungsfähiges System schafft wenig Mehrwert, wenn es den Arbeitsalltag komplizierter macht oder nur teilweise genutzt wird.
Vor einer Investition lohnt es sich deshalb zu klären, welches Unternehmensziel die Technologie unterstützt, welche Ineffizienzen sie reduziert, welche Risiken sie besser beherrschbar macht und ob sie auch zur zukünftigen Entwicklung des Unternehmens passt.
Damit verschiebt sich der Fokus vom einzelnen Tool auf das Ergebnis, das damit erreicht werden soll.
Technologie und Organisation müssen sich gemeinsam entwickeln
Der Kauf einer neuen Lösung ist lediglich der Anfang. Der tatsächliche Nutzen hängt davon ab, wie gut die Technologie in bestehende Prozesse integriert und von den Menschen im Unternehmen eingesetzt wird.
Ein CRM schafft wenig Wert, wenn Informationen nur unregelmäßig gepflegt werden. Ein Business-Intelligence-System verliert an Wirkung, wenn keine gemeinsamen Kennzahlen definiert sind. Und eine Automatisierung eines unklaren Prozesses kann dazu führen, dass eine bestehende Ineffizienz lediglich schneller abläuft.
Die Einführung neuer Technologien erfordert deshalb häufig auch eine Weiterentwicklung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Erst aus dem Zusammenspiel von Technologie und Organisation entsteht der tatsächliche Wert der Investition.
Die Perspektive von EOC
In der strategischen Entwicklungsarbeit mit Unternehmen betrachtet EOC Technologie immer in Verbindung mit den Zielen, die sie unterstützen soll, und mit dem organisatorischen Umfeld, in das sie integriert wird.
Ausgangspunkt sind Prozesse, konkrete Anforderungen und erwartete Ergebnisse. Diese Analyse zeigt, an welchen Stellen Digitalisierung einen tatsächlichen Mehrwert schaffen kann und wo zunächst organisatorische Voraussetzungen verbessert werden müssen.
Wenn Strategie, Prozesse und Technologie in dieselbe Richtung wirken, geht Digitalisierung über ihre rein operative Funktion hinaus: Sie trägt dazu bei, Unternehmen effizienter, handlungsfähiger und besser auf zukünftige Entwicklungen vorzubereiten.
Der Nutzen digitaler Investitionen geht über den ROI hinaus
Kosten und wirtschaftliche Rendite zu bewerten, bleibt ein wesentlicher Bestandteil jeder Investitionsentscheidung. Ob eine digitale Investition langfristig sinnvoll ist, hängt jedoch ebenso davon ab, welche neuen Fähigkeiten sie im Unternehmen schafft.
Technologie erzeugt genau dann Wert, wenn sie Abläufe verbessert, Ineffizienzen und Risiken reduziert und zukünftiges Wachstum besser beherrschbar macht.
Genau hier liegt der Unterschied zwischen Kosten und Investition: Technologie wird dann zur Investition, wenn sie die Fähigkeit des Unternehmens stärkt, effizient zu arbeiten, fundierter zu entscheiden und sich langfristig weiterzuentwickeln.
