Die PEC (Elektronische Zertifizierte Post) und die REM (Rechtsverbindliche Elektronische Post) ändern sich.

Die PEC vs. die REM, die Dinge ändern sich und die Zukunft der europäischen Standardvorgaben steht bevor. Lassen Sie uns Klarheit über diese digitalen Instrumente schaffen.

Die PEC (Posta Elettronica Certificata), zertifizierte E-Mail

Die Posta Elettronica Certificata (PEC) ist ein Dienst für elektronische Post, der den über diesen Kanal gesendeten Mitteilungen rechtliche Gültigkeit verleiht. In Italien wurde die PEC eingeführt, um die Sicherheit und Zertifizierung von elektronischen Kommunikationen zu gewährleisten, sie rechtlich den herkömmlichen, empfohlenen Papiernachrichten mit Rücksendebestätigung gleichzustellen.

Merkmale der PEC:

Die PEC wird durch italienische Gesetzgebung reguliert, und ihre Nutzung wird durch spezifische Gesetze geregelt, darunter das Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Sie wird von verschiedenen Anbietern von zertifizierten E-Mail-Diensten bereitgestellt, die bei der Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) akkreditiert sein müssen.

• Zustellbestätigung: Die PEC liefert eine Bestätigung über die erfolgreiche Zustellung, die bezeugt, dass die Nachricht erfolgreich an den Empfänger gesendet wurde.
• Digitale Signatur: Über die PEC gesendete Nachrichten können digital signiert werden, um die Authentizität und Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
• Lesebestätigung: Die PEC ermöglicht auch die Anforderung von Lesebestätigungen, die anzeigen, ob der Empfänger die Nachricht geöffnet und gelesen hat.
• Rechtlicher Wert: Die über PEC gesendeten Mitteilungen haben einen rechtlichen Wert, der dem einer empfohlenen Nachricht mit Rücksendebestätigung gleichkommt.
• Verpflichtend in bestimmten Kontexten: In einigen Fällen ist die Verwendung der PEC für bestimmte Mitteilungen verpflichtend, zum Beispiel im Steuerbereich und für die Übermittlung von rechtlichen Dokumenten.
• Geschäftliche und persönliche PEC-Adressen: Sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen können eine PEC-Adresse registrieren, und ihre Nutzung ist in Italien weit verbreitet.

Was bedeutet REM

Die REM, oder „Ricevuta di Esercizio Mobile“ (mobile Betriebsbestätigung), ist ein Schlüsselkonzept in der Welt der elektronischen Kommunikation und Logistik, insbesondere in Italien. Es ist wichtig, sie nicht mit der zertifizierten E-Mail (PEC) zu verwechseln, die ein anderes System für die digitale Korrespondenz ist. Hier ist eine detaillierte Erklärung der REM:

• Definition: Die REM ist eine elektronisch generierte Quittung, die die Lieferung oder Transaktion von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Diese Art der Quittung wird häufig in Branchen wie Transport und Logistik verwendet, wo es notwendig ist, die Lieferung von Waren oder Dokumenten nachzuverfolgen.
• Funktion und Verwendung: Im Bereich des Gütertransports dient die REM beispielsweise als Nachweis für die Lieferung von Produkten. Dieses elektronische Dokument wird oft anstelle oder zusätzlich zu traditionellen Bestätigungsmethoden wie Papierquittungen verwendet.
• Technologische Vorteile: Die Verwendung der REM ermöglicht eine höhere Effizienz und Rückverfolgbarkeit im Vergleich zu papierbasierten Methoden. Da die REM digital ist, kann sie leicht archiviert, durchsucht und verwaltet werden, was die Verwaltungskosten reduziert und die Genauigkeit der Lieferaufzeichnungen verbessert.
• Integration in IT-Systeme: Die REM kann in verschiedene IT-Systeme integriert werden, um den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Quittungen zu automatisieren. Dies kann Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP), Lagerverwaltungssysteme oder Versandmanagementsoftware umfassen.
• Rechtliche Aspekte: Abhängig vom Kontext und den lokalen Gesetzen kann die REM bestimmte rechtliche oder normative Anforderungen erfüllen müssen. In einigen Fällen ist es möglicherweise erforderlich, dass die REM bestimmte Standards erfüllt, um rechtlich gültig zu sein.
• Anwendungen im Marketing und Verkauf: In Ihrer Branche könnte die REM verwendet werden, um die Lieferung von Werbematerial oder Produktproben an Kunden zu verfolgen. Dies kann dazu beitragen, die Wirksamkeit von Marketingkampagnen zu überwachen und das Kundenbeziehungsmanagement zu verbessern.

Der neue eIDAS-Verordnung und die neuen europäischen Standards:

Die neue eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) ist eine wichtige regulatorische Entwicklung auf europäischer Ebene, die bedeutende Änderungen und neue Standards für digitale Identität und vertrauenswürdige Dienste einführt. Hier sind einige Schlüsselpunkte und relevante Links:

• Digital Identity Wallet (digitales Identitätswallet): Bis 2024 müssen alle EU-Mitgliedstaaten ein Digital Identity Wallet für jeden Bürger verfügbar machen, der es anfordert. Dieses digitale Wallet ermöglicht es den Bürgern, ihre Daten selbstständig zu verwalten, indem sie auswählen, welche Informationen sie teilen und mit wem, abhängig vom benötigten Service.
• Datenschutz und Cybersicherheit: Das neue System muss die GDPR-Prinzipien zum Schutz personenbezogener Daten respektieren und sich den neuen europäischen Anforderungen an die Cybersicherheit gemäß dem Cybersecurity Act anpassen.
• Standards und Interoperabilität: Die Auswahl von Standards und Technologien, die die Entwicklung des neuen Systems unterstützen, ist entscheidend. Es besteht die Sorge, dass die Auswahl eines bestimmten Standards Auswirkungen auf den Markt haben könnte und dass das System zu starr ist und zukünftige technologische Entwicklungen nicht berücksichtigt.
• Sicherheitsstufen: Die neue eIDAS 2.0-Verordnung scheint darauf abzuzielen, für das eID Wallet immer „hohe“ Sicherheitsstandards zu verlangen, was die Integration oder Nutzung bestehender elektronischer Identifikationsinstrumente einschränken könnte.
• Neue Qualifizierte Vertrauensdienste: Die eIDAS 2.0-Verordnung erweitert die Liste der vertrauenswürdigen Dienste um neue Dienste, wie die Verwaltung von Geräten für die Remoteerstellung qualifizierter elektronischer Signaturen, die elektronische Archivierung von Daten und die Registrierung von Daten in einem elektronischen Register.
• Auswirkungen auf Italien: In Italien gibt es eine Konvergenzrichtung der APP IO hin zum Europäischen Digital Identity Wallet über das Italienische Öffentliche Digital Identity Wallet (IT Wallet).

Für weitere Details und vertiefende Informationen können Sie die folgenden Artikel konsultieren:

• Thales Group: eIDAS 2 – Digital ID Wallet
• Agenda Digitale: Nuovo regolamento eIDAS e archiviazione elettronica
• Diritto al Digitale: Proposta CE su European Digital Identity Wallet entro 2024
• Agenda Digitale: Nuovo eIDAS, i prossimi passi per l’identità digitale europea
• Agenda Digitale: Nuovo eIDAS, cosa cambierà con l’accordo sull’identità digitale europea

Diese Quellen bieten einen detaillierten und aktualisierten Überblick über die neue eIDAS-Verordnung und ihre Auswirkungen.

Wie man von PEC zu REM wechselt?

Der Wechsel von einem System für zertifizierte elektronische Post (PEC) zu einem System für mobile Betriebsbestätigungen (REM) erfordert ein klares Verständnis beider Systeme und wie sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen. Hier sind die wichtigsten Schritte, um diesen Übergang zu erleichtern:

1. Anforderungsanalyse: Es ist entscheidend, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu verstehen. Während die PEC hauptsächlich für formelle Kommunikation und rechtliche Gültigkeit verwendet wird, ist die REM mehr auf Logistik und die Bestätigung von Transaktionen oder Lieferungen ausgerichtet. Bewerten Sie daher die Situationen, in denen die REM möglicherweise nützlicher ist als die PEC.
2. Auswahl des Anbieters: Sie müssen einen REM-Dienstanbieter auswählen, der Ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. Dies könnte die Bewertung von Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in Ihre vorhandenen Systeme, Datensicherheit, Kundensupport und Kosten umfassen.
3. Schulung des Personals: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team angemessen auf die Verwendung der REM geschult ist. Dies beinhaltet das Verständnis, wie Quittungen generiert, gesendet und verwaltet werden können, sowie die Vertrautheit mit jeder neuen Plattform oder Software, die erforderlich ist.
4. Integration in IT-Systeme: Wenn die REM eine Integration mit Ihren vorhandenen IT-Systemen erfordert (wie ERP-Systemen oder Lagerverwaltungssystemen), erfordert dieser Schritt eine sorgfältige Planung und technische Zusammenarbeit. Möglicherweise ist die Unterstützung eines IT-Teams oder externen Beraters erforderlich.
5. Test und Implementierung: Vor dem vollständigen Start führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Dies kann das Testen der REM-Funktionen in kontrollierten Szenarien umfassen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen.
6. Überwachung und Bewertung: Nach der Implementierung überwachen Sie die Verwendung der REM, um sicherzustellen, dass sie die Geschäftsziele erfüllt. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und Kunden, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
7. Anpassungen und Optimierung: Basierend auf der Überwachung und dem Feedback ist es möglicherweise erforderlich, Anpassungen daran vorzunehmen, wie die REM verwendet wird. Dies könnte Änderungen in der Mitarbeiterausbildung, Systemintegration oder Konfiguration des REM-Dienstes selbst einschließen.
8. Dokumentation und Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse und Verfahren im Zusammenhang mit der Verwendung der REM dokumentiert sind, und überprüfen Sie die Einhaltung aller relevanten Vorschriften.

Es ist wichtig zu beachten, dass PEC und REM unterschiedliche Zwecke erfüllen und in vielen Fällen eher ergänzend als gegenseitig austauschbar verwendet werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anforderungen sorgfältig bewerten, bevor Sie sich entscheiden, zu REM zu wechseln oder sie in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren.

Wann tritt die REM in Kraft?

Der Übergang von der zertifizierten elektronischen Post (PEC) zur Registered Electronic Mail (REM) ist für 2024 geplant. Hier sind die wichtigsten Details:

1. Inkrafttreten der REM: Die REM, die den europäischen Standards entspricht und in allen EU-Mitgliedstaaten verwendet werden kann, soll die PEC ab 2024 ersetzen. Die genaue Datum kann jedoch innerhalb des Jahres variieren, mit Bezug auf Juni 2024 oder das zweite Quartal 2024, und es könnten möglicherweise Verlängerungen geben, die die Frist bis zum Ende des Jahres verlängern könnten.
2. Unterschiede zwischen PEC und REM: Die REM fügt Anforderungen wie die sichere Überprüfung der Identität des Postfachinhabers und eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Zugriff durch Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzu. Diese Maßnahmen erhöhen die Sicherheit und Zuverlässigkeit von Absender und Empfänger in der Kommunikation.
3. Compliance mit der eIDAS-Verordnung: Die REM entspricht der eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) und ist auf europäischer Ebene interoperabel. Der europäische Standard ETSI EN 319 532-4 definiert die technischen Merkmale, die für die REM erforderlich sind, und gewährleistet die Integrität des Inhalts, Datum und Uhrzeit des Versands und Empfangs der Nachricht sowie die verifizierte Identität des Postfachinhabers.
4. Verfahren zur Anpassung an die neuen Standards: Der Übergang von PEC zu REM erfordert keine wesentlichen Änderungen am bestehenden zertifizierten Postdienst. Benutzer müssen einen Online-Prozess durchführen, um ihre PEC-Postfächer an die neuen europäischen Standards anzupassen. Dies umfasst die Anerkennung des Inhabers und die Aktivierung der Zwei-Faktor-Verifizierung.

Die REM stellt einen bedeutenden Schritt zur Harmonisierung der zertifizierten Kommunikation auf europäischer Ebene dar und bietet mehr Sicherheit und Rechtmäßigkeit in grenzüberschreitenden Kommunikationen.

Warum die PEC an europäische Standards anpassen?

Die Anpassung der zertifizierten elektronischen Post (PEC) an europäische Standards, insbesondere mit dem Übergang zur Registered Electronic Mail (REM), erfüllt verschiedene Bedürfnisse und strategische Ziele:

1. Konformität mit der eIDAS-Verordnung: Die Anpassung an europäische Standards ist notwendig, um sich an die eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) anzupassen, die gemeinsame Standards für die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste innerhalb der Europäischen Union festlegt. Diese Ausrichtung stellt sicher, dass zertifizierte elektronische Postdienste europäischen Anforderungen an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Interoperabilität entsprechen.
2. Verbesserung von Sicherheit und Zuverlässigkeit: Die Integration höherer Standards wie Identitätsüberprüfung des Postfachinhabers und Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit gegen mögliche Cyberangriffe und Verletzungen. Dies stellt sicher, dass die Kommunikation nicht nur geschützt, sondern auch rechtlich verlässlich auf nationaler und europäischer Ebene ist.
3. Transnationale Interoperabilität: Mit der REM können zertifizierte Kommunikationen problemlos zwischen den Mitgliedstaaten der EU ausgetauscht werden. Dies verbessert erheblich die Effizienz der Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in ganz Europa, erleichtert grenzüberschreitende Geschäfts- und Vertragsbeziehungen.
4. Reaktion auf die Anforderungen des modernen digitalen Marktes: Der digitale Markt entwickelt sich ständig weiter und erfordert Kommunikationslösungen, die nicht nur sicher, sondern auch vielseitig und leicht in verschiedene nationale Kontexte integrierbar sind. Die Anpassung der PEC an europäische Standards bedeutet, den Anforderungen einer zunehmend vernetzten digitalen Umgebung gerecht zu werden.
5. Erhöhung des rechtlichen Werts von Kommunikationen: Die Anpassung stellt sicher, dass Kommunikationen über REM in allen EU-Mitgliedstaaten rechtliche Anerkennung finden, erleichtert rechtliche und administrative Prozesse und macht elektronische Transaktionen reibungsloser und sicherer.
6. Technologische Innovation: Dieser Übergang ist auch ein Schritt in Richtung technologischer Innovation im Bereich zertifizierter Kommunikationen, indem neue Technologien genutzt werden, um die Effizienz und Sicherheit der Dienste zu verbessern.

Zusammenfassend verbessert die Anpassung der PEC an europäische Standards nicht nur die Sicherheit und Effizienz zertifizierter Kommunikationen, sondern ist auch ein wichtiger Schritt zur Harmonisierung digitaler Praktiken in der Europäischen Union, was zu einem integrierteren und sichereren digitalen Markt beiträgt.

Welchen rechtlichen Wert hatte die PEC?

Die zertifizierte elektronische Post (PEC) hat in Italien einen spezifischen rechtlichen Wert, der durch spezifische Vorschriften geregelt ist. Hier sind die Schlüsselpunkte:

1. Gleichwertigkeit mit Einschreiben mit Rückschein: Die PEC hat denselben rechtlichen Wert wie ein Einschreiben mit Rückschein. Das bedeutet, dass eine per PEC gesendete E-Mail rechtlich als gleichwertig mit dem Versand eines Papierbriefs über den Postdienst betrachtet wird, mit derselben Gültigkeit in Bezug auf den Versand, den Empfang und das Zustellungsdatum.
2. Sende- und Zustellbestätigungen: Wenn eine Nachricht per PEC gesendet wird, erhält der Absender eine Bestätigung des Versands der Nachricht und später eine Bestätigung über die Zustellung (oder den erfolglosen Zustellversuch) an den Empfänger. Diese Bestätigungen haben einen Beweiswert und können in rechtlichen Kontexten verwendet werden, um die erfolgte Kommunikation nachzuweisen.
3. Integrität des Inhalts: Nachrichten, die per PEC gesendet werden, sind geschützt, sodass ihr Inhalt während der Übertragung nicht verändert werden kann. Dies gewährleistet die Integrität der übermittelten Daten, ein wesentlicher Aspekt für ihre rechtliche Gültigkeit.
4. Pflicht in bestimmten Kontexten: In Italien ist die PEC für bestimmte Benutzergruppen, wie Unternehmen und Fachleute, für den Austausch offizieller Mitteilungen obligatorisch. Dies macht die PEC zu einem unverzichtbaren Instrument für formelle und rechtliche Kommunikation.
5. Anerkennung im europäischen Kontext: Obwohl die PEC ein italienisches System ist, wird ihr rechtlicher Wert auch in europäischen Kontexten anerkannt, insbesondere für Kommunikationen, die italienische Einrichtungen betreffen. Sie hat jedoch nicht das gleiche Maß an Anerkennung in allen EU-Mitgliedstaaten wie die REM (Registered Electronic Mail), die so konzipiert ist, dass sie den eIDAS-Standards entspricht und daher auf europäischer Ebene anerkannt wird.

Zusammenfassend stellt die PEC ein Mittel für elektronische Kommunikation mit einem starken rechtlichen Wert in Italien dar, indem sie eine digitale Entsprechung zum traditionellen Einschreiben bietet. Dies hat die PEC zu einem unverzichtbaren Werkzeug für offizielle und rechtliche Kommunikationen zwischen Unternehmen, Fachleuten und zwischen diesen und der öffentlichen Verwaltung gemacht.